Gestão da mudança: como construir uma visão estratégica da mudança?

Vivemos em mundo volátil e complexo, no qual práticas antigas, como a burocracia, convivem com tecnologias de inovação. 

A mudança é um dos maiores desafios do setor público, que tem como seu maior ativo os  recursos humanos, e que apresentam questões, vivências, objetivos e bagagens diversas. 

Quando as pessoas se sentem engajadas com o propósito de uma mudança, as possibilidades de sucesso e retorno positivo da transição são inúmeras. Caso contrário, o processo apresentará gargalos em todas as etapas e não irá se sustentar no longo prazo. 

Diante disso, neste artigo abordaremos:

• • Os principais desafios da mudança;
• • A curva do processo de mudança dentro da organização; 
• • Como construir uma visão estratégica para esse processo; e
• • A importância de você, gestor, olhar para aspectos técnicos e humanos do processo.

Mas antes… Por que mudar e quais desafios uma mudança traz?

Mas afinal, por que mudar? Existem diversos fatores que devem ser levados em conta na hora de pensar em mudanças na organização. Abaixo, listamos alguns motivos que justificam, de fato, uma mudança: 

• • Trazer agilidade – A burocracia processual do setor público acarreta diversos desafios , entre eles, a falta de agilidade. Qual mudança pode trazer mais agilidade à sua equipe: organizacional, processual ou de pessoal?
• • Nova visão – Um objetivo comum do setor público é prover serviços de qualidade para a sociedade. Entretanto, o processo para atingir essa finalidade pode variar. Como mudar a rota da equipe e encontrar uma nova visão para chegar a esse objetivo?
• • Alcance de resultados – Muitas vezes, a razão para uma equipe não alcançar os resultados é devido ao caminho escolhido para atingi-los. Logo, mudanças simples, de correção de rota, podem ser feitas em rotinas de acompanhamento.

Contudo, em outros casos, é preciso uma mudança estrutural ou organizacional para atingi-los.

No setor público os motivos que justificam uma mudança são mais complexos. 

Ausência de planejamento, estrutura hierárquica ou a troca de gestão – seja a nível direto, como coordenação; ou indireto, como cargos eletivos – faz com que as mudanças sejam mais constantes.

O engajamento da equipe é essencial no processo de mudança

Diante desse cenário, as razões pelas quais as mudanças não obtêm sucesso, muitas vezes, não são técnicas. Segundo uma pesquisa da Change Management, o principal motivo de mudanças sem sucesso é a falta de engajamento das pessoas.

Embora aspectos como custos e planejamento, por exemplo, sejam essenciais para a assertividade da mudança, quando a equipe não concorda, não entende ou não aceita, o processo de construção e sustentação da mudança se torna falho e os resultados, ao final, ficarão distantes dos projetados. 

Ou seja, as pessoas representam o fator essencial para o  sucesso da mudança. Por isso, é importante que os gestores tenham uma visão sistêmica dos aspectos humanos e técnicos dessa mudança, como veremos a seguir, e planejem com cuidado o processo de transição. 

Para entender melhor, confira abaixo a curva do processo de mudança.

Curva do processo de mudança

Ao conhecer as fases pelas quais podemos passar em um processo de mudança, reduzimos as chances de conflito, estresse e perdas. 

Dessa forma, conseguimos ter mais pistas sobre tudo o que pode estar acontecendo conosco e  entender os sinais das nossas necessidades e valores que podem estar sendo ameaçados neste processo. 

Reconhecendo o impacto das transições e inspirado na curva de mudança de John Fisher*, confira 10 principais fases do processo de mudança:

Quer entender cada fase? Confira o material completo sobre o tema!

Como construir uma visão estratégica da mudança?

Para construir uma visão estratégica da mudança, algumas reflexões são importantes.

Primeiro, você deve analisar o momento que a organização vive para, em seguida, vislumbrar onde deseja chegar. Portanto, é importante que você reflita sobre os seguintes pontos:

• • O que somos? 
• • Onde estamos?
• • Como estamos?
• • O que queremos ser?
• • Onde estaremos?
• • Como estaremos? 

Após essa reflexão, você deve traçar o escopo de mudança que responde à três principais perguntas abaixo: 

Reflexões sobre a mudança 

Por que devemos mudar?

A primeira pergunta é sobre o propósito. Esclareça o porquê de buscar essa mudança e quais as implicações a permanência no atual modelo pode acarretar. Esse último ponto, inclusive, é importante para gerar senso de urgência na equipe.

O que queremos mudar?

A segunda pergunta é sobre a mudança em si. Torne claro o que de fato irá mudar. Lembre-se, entretanto, de deixar claro o que não vai mudar. É importante que a equipe sinta-se segura e confortável com a mudança, por isso, crie âncoras.

Como vamos mudar?

A terceira pergunta é o escopo da mudança. É este o momento em que você deve definir quem irá compor as equipes da mudança, como veremos mais à frente, o cronograma da mudança e os demais processos envolvidos.

Qual mudança escolher: sistêmica ou incremental? 

Ao traçar o escopo da mudança, é importante que a organização decida qual formato adotar, isto é, sistêmico (estrutural) ou incremental e adaptável. 

Mais do que nunca, vivemos em um mundo volátil e inconstante. Por isso, em um modelo incremental as adaptações ao longo do processo são mais fáceis de serem acrescentadas. Ao passo que elas demandam menos custos e esforços de tempo e pessoal, o processo se torna incerto e corre o risco de não ser coeso ao final. 

O modelo incremental é o mais utilizado pelas organizações. Diante disso, um dos principais desafios é sobre a gerência dessa mudança. Uma vez que os processos são incertos e muitas mudanças pequenas acontecem concomitantemente, há o risco da equipe se desengajar com o processo e tornar a mudança ainda mais complexa. 

Por outro lado, em um modelo sistêmico ou estrutural as mudanças são amplas e transformam de forma considerável aspectos chave da organização como: visão, missão, metas, indicadores e outros.

O risco desse formato é em lidar com a resistência da equipe. Qualquer transformação insere os indivíduos em uma zona de desconforto, isso é natural. A questão é como você, gestor, moverá esse grupo do desconforto para a ação.

Para fazer isso, torna-se necessária a conquista de pessoas aderentes, multiplicadoras e pró-mudança. Eles serão os early adopters e replicadores do processo. Lembre-se: todos querem fazer parte de algo novo e que dará certo. Engaje sua equipe para que eles acreditem e estejam dispostos a mudar.

A mudança no setor público

No setor público, dois modelos são adotados. O sistêmico, principalmente com as trocas de gestão, no qual,a visão das políticas públicas é distintas. E o incremental, ao longo da gestão, como forma de corrigir a rota.

Não existe um melhor formato pré-definido, tudo vai depender da cultura organizacional de onde você atua. Qual o contexto? A equipe já passou por outras mudanças antes? Ela se sente reconhecida e está engajada? É importante que haja um diálogo entre todos da equipe para tomar essa decisão. 

Olhe para o lado técnico e humano da mudança

Uma vez que todos entendem o porquê e como mudar, e o modelo de mudança já foi definido, passamos para o passos da mudança.

Agora, é importante que o gestor olhe para os aspectos técnicos e humanos desse processo. 

Entenda o lado humano que está em jogo

O fator humano é o principal componente que deve ser levado em conta com a mudança. Isso porque se as pessoas não se engajarem e se comprometerem com o processo, a mudança trará pouco resultado. 

Por isso, selecionamos 5  passos que você deve traçar para entender e lidar com as pessoas envolvidas no processo de mudança:. 

1. 1. Contato: o primeiro passo é garantir que todos tenham contato e estejam alinhados sobre a visão estratégica da mudança. Por mais que não concordem, o que é compreensível, é importante que todos entendam o que ela impactará e quais são os resultados almejados. 
2. 2. Entendimento: o segundo momento é a etapa do entendimento. Logo, é importante que elas saibam como a mudança vai acontecer e os processos que serão desenvolvidos. 
3. 3. Crença: o terceiro passo é a virada, ou seja, a construção da solução. É nessa etapa que o indivíduo constrói a crença na mudança, engajando-se no processo e dialogando com quem ainda está contrário.
4. 4. Compromisso: uma vez engajado, ele está comprometido com a mudança e disposto a implementá-la. É esse o momento de desenhar as especificidades e os detalhes.
5. 5. Sustentação: como as pessoas vão lidar com as mudanças a longo prazo? Nessa etapa é importante que haja troca de conhecimento e inovação para aperfeiçoar a mudança e garantir sua estabilidade e aplicabilidade. 

Construção técnica da mudança

Quando falamos dos aspectos técnicos, vamos olhar para o operacional da mudança. Ou seja, processos, indicadores, custos e demais nuances.

1. 1. Planejamento: a primeira etapa é o planejamento em si. Qual é o calendário de encontros? Quando a mudança acontecerá? Como acontecerá? 
2. 2. Desenho:  com o planejado pronto, partimos para a segunda etapa, isto é, o desenho da solução. É nessa hora que você coloca no papel o esboço de como ela acontecerá e o compartilha com o time.
3. 3. Construção: A terceira etapa é o processo de construção da mudança: os encontros, estudos, protótipos. É quando a equipe, de fato, trabalha efetivamente no projeto.
4. 4. Implementação: com o projeto construído, a quarta etapa é quando ele começa a ser implementado. Nesse momento, é estratégico que a equipe escolha áreas de menor risco para tal implementação e vá, aos poucos, validando tudo que foi proposto paulatinamente.
5. 5. Operação: por fim, a última etapa é a  operação. Nesse momento, a mudança já aconteceu e a equipe começa a encontrar os primeiros desafios e objeções, como em todo processo. Para que a operação técnica aconteça de forma proveitosa, é importante que o fator humano ofereça sustentação. Isso porque, caso aconteça o contrário, os desafios técnicos serão ainda maiores e a mudança será falha. 

Tenha uma visão sistêmica da mudança

De forma geral, a gestão da mudança aponta, primeiro, para a necessidade de uma autorreflexão sobre o propósito e o objetivo da mudança; e, depois, para a importância de você olhar para os aspectos técnicos e humanos de todas as etapas do processo. 

Gestão da mudança é um dos desafios que os gestores enfrentam ao fazer gestão de pessoas no setor público.