Como melhoramos a realização de eventos no Rio de Janeiro

A busca por tornar governos mais eficientes é um desafio permanente que instiga os mais profundos desejos de mudança de um gestor transformador e visionário que quer deixar um legado.

A Burocracia está instalada em nosso sistema público e embora diversas iniciativas de inovação vêm se destacando, ainda é moroso e engessado o processo da mudança. A burocracia desnecessária é altamente dispendiosa e maléfica para o servidor, que se torna entediado por tarefas tão repetitivas e que muitas vezes causam danos à saúde quando se considera pilhas de processos administrativos ocupando metros quadrados.

A mudança pode ser fácil

Nos últimos anos, atuando na Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro (PCRJ), tínhamos um problema a nossa frente: a cidade mais turística do Brasil possuía também uma burocracia gigantesca para a realização de um evento. A autorização exigia dos organizadores o comparecimento em 8 Órgãos públicos e podia juntar até 79 documentos.

Frente a toda essa situação, precisávamos de uma iniciativa que respeitasse a necessária burocracia para a liberação de um evento, que inclui questões como segurança e limpeza, estivesse ao alcance do público e enxugasse toda a cadeia para a concessão de alvarás, excluindo processos desnecessários e dando rapidez àqueles necessários. Assim, criamos o Rio Mais Fácil Eventos, uma ferramenta que suporta todo o workflow necessário avaliação de alvarás de eventos e estabelecimentos .

Para fazer grandes mudanças no setor público são necessárias capacidade técnica: equipes que vão desenhar o processo, profissionais de TI para criar a plataforma, etc. Mas, para além dessas mudanças, há a capacidade de mudança de cultura, característica essencial para quebrar com o jeito de fazer arraigado no setor público.

Em termos práticos, nos valemos de uma metodologia de mudança de cultura que se enquadra muito bem na realidade do poder público brasileiro, a Liderança Adaptativa.

Essa metodologia prevê que para qualquer mudança complexa há dois tipos de desafios: o técnico e o adaptativo, ou cultural. O técnico diz respeito às ferramentas necessárias para implementar a mudança, no caso do Rio Mais Fácil, precisávamos ter os processos sistematizados e uma capacidade tecnológica para implementar uma plataforma online.

Já a mudança adaptativa diz respeito à mudança de cultura, e exige a forte presença de uma liderança que tenha o poder institucional e social dentro do ambiente que a mudança será feita, nesse caso, dentro da própria Prefeitura do Rio de Janeiro.

A metodologia de Liderança Adaptativa propõe o seguinte passo a passo para a realização de transformação adaptativa: é necessário identificar o desafio, criar e comunicar a visão de transformação, criar a equipe e desafiar o sistema, manter o ritmo gerenciando conflitos que venham a surgir e institucionalizando a iniciativa.

Como breve relato apresenta-se que “identificar o desafio” foi uma tarefa fácil pois a área de Planejamento Estratégico já dava ênfase no tema há algum tempo; “criar e comunicar a visão” foi uma estratégia de sucesso, pois através de uma prova de conceito apresentamos à Casa Civil o que era pretendido e foi prontamente aprovado; “criar a equipe e desafiar o sistema” foi uma parceria estabelecida entre a SEOP – Secretária Municipal de Ordem Pública, a IPLAN (Empresa de Informática) e o Fornecedor de Workflow, através de uma governança disciplinada, o status report do projeto era tratado com o patrocinador e os principais stakeholders. “Manter o ritmo gerenciando conflitos” foi uma tarefa muito bem executada pela equipe que articulava com as partes constantemente, com o apoio do gerente do projeto; “consolidar e institucionalizar” – através de decretos, concebidos por equipe especializada e plano de comunicação, na data planejada para implantação o sistema entrou no ar e com monitoramento constante da equipe o sistema sobreviveu a mudança de governo.

Em 2015 e 2016, a Prefeitura realizou então, através da Secretaria Executiva de Coordenação de Governo, SEOP e IPLAN/Fornecedor de TI, a grande mudança de paradigma nos processos de Licenciamentos e de Autorizações para Eventos e Abertura de Negócios, transformando de presencial e físico para online e virtual todas as interações entre os contribuintes e os agentes públicos, as entregas de documentos e o arquivamento dos processos, de forma a ganhar economicidade e reforçar a impessoalidade na ação do poder público.

Como Era Antes e Como É Agora

O processo que antes exigia por parte do contribuinte o comparecimento às IRLFs – Inspetorias Regionais de Licenciamento e Fiscalização e vários Órgãos, demandava abertura de processo administrativo físico, com a conferência pelo fiscal, de até 16 documentos, passou a ser 100% virtual, o contribuinte hoje realiza tudo online e os documentos são anexados no sistema e têm a integração com o REGIN, contou com as parcerias do SEBRAE, JUCERJA – Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro, RCPJ – Registro Civil de Pessoa Jurídica e implementou as diretrizes da REDESIM. O SEBRAE foi um parceiro que participou desde a concepção do projeto. A JUCERJA e RCPJ fizeram parceria para integração dos sistemas de informação.

No caso de autorização para Eventos, antes da intervenção o contribuinte comparecia em até 08 Órgãos e Secretarias e chegava a juntar 79 documentos. Hoje ele faz tudo online anexando apenas dois documentos e fazendo alguns clicks na interface do sistema.

Tudo isso descreve uma intervenção de liderança que quer mudança. E hoje a tecnologia da informação dispõe de ferramentas BPMs (Business Process Management) que mapeiam o processo. Este, por sua vez, passa por melhorias e otimizações de forma muito rápida e um sistema de interface workflow simples é construído, alcançando os resultados com rapidez.

Magda Lisboa é Líder MLG, foi Coordenadora no Escritório de Gerenciamento de Projetos e Metas da Secretária de Ordem Municipal no Rio de Janeiro. Hoje, está à frente da ATTIVA Consultoria especializada em gestão, estratégia e inovação.